Як успішно провести івент просто неба.

Якщо перед вами стоїть завдання організувати та успішно провести концерт, шоу або корпоративний захід на відкритому просторі, необхідно все заздалегідь ретельно спланувати. Добре, коли це не перший такий захід і всі потрібні контакти на кшталт оренди сцени від https://www.alviss.ua/rent/sceny/ чи телефону відомої та надійної служби кейтерингу вже під рукою, але як бути, якщо все для вас вперше, а головне – з досить обмеженим бюджетом?

Старайтесь все орендувати.

Виділений бюджет на захід можна значно скоротити, якщо звернутись до профільних компаній з оренди необхідних складових такого івенту. Зазвичай напрокат можна взяти:

• стільці та/або столики, якщо захід передбачає вечерю;
• модульну сцену необхідного розміру;
• звукову апаратуру, в тому числі замовити послуги професійних звукорежисерів;
• додаткові розбірні намети, шатри відкритого типу;
• стійки для банерів, рекламних розтяжок та фотозон;
• столи для фуршету, мобільну стійку бармена тощо.

Чим більше складових для виїзного івенту ви орендуєте, тим меншим буде бюджет у висновку. Зверніть увагу, що багато компаній надають всі необхідні речі комплексно, пропонуючи проведення таких заходів під ключ. Це не завжди дешевше, проте простіше з позиції організації свята чи корпоративу.

У будь-якому івенті на відкритому повітрі найголовніший елемент – це сцена, адже всі основні події відбуваються саме на ній незалежно від типу заходу. Розмір сцени має бути пропорційним до масштабу свята, кількості гостей та відповідати всім вимогам відповідно до потреб. При виборі цього атрибуту уважно підійдіть до питання розміру, наявності технічних приміщень та можливості розміщення фону: банерів, лаштунків тощо.

Ретельно добирайте кейтерингову службу.

Якщо ваш захід передбачає фуршет, обід або святкову вечерю, слід уважно вивчити пропозиції різних компаній з цієї сфери. При плануванні свята з алкогольними напоями, наприклад, пивними кеглями або барною стійкою краще обрати підрядника, що комплексно організує і харчування, і питання алкоголю. Зверніть увагу, що для розливу спиртних напоїв кейтерингова служба повинна мати спеціальний дозвіл на використання відповідних типів алкоголю.

При умові організації концерту або масових гулянь, де за харчування відвідувачів відповідають торгові намети, комерційних підрядників найкраще шукати через профільні компанії з оренди устаткування. До прикладу, орендодавець сцени для виступів або стільчиків для відвідувачів майже завжди порекомендує вам цілий перелік виїзних продавців фастфуду, продажу пива чи квасу на розлив та інших страв чи напоїв.

Продумайте всі деталі.

Чим ретельніше ви підійдете до питання організації івенту, тим менше ризик щось забути або не врахувати. Найкращим рішенням буде прописати всі процеси, обладнання й погодинний план подій в одному документі й на базі нього перевірити, чи все готове до проведення даного заходу.

Окрім базових процесів є деталі, за які часто забувають або не враховують при виїзних івентах на велику кількість відвідувачів. До прикладу, будь-який масовий захід має супроводжуватись чергуванням бригади швидкої допомоги, а публічний івент ще й вимагає дозволу від місцевої влади та попередження органів правопорядку.

Всі деталі та нюанси організації публічних заходів можна знайти в мережі Інтернет, в тому числі на офіційних сайтах з прокату виставкового та концертного обладнання, оренди сцен, апаратури тощо.